Planifier un projet hybride ?
Un projet hybride mixe du projet classique avec du projet agile
Comment planifier un projet hybride ?
Imaginons, par exemple, que la réalisation d’une partie du produit s’effectue en mode Agile. Ou qu’une phase du projet s’effectue encore en mode classique. Cela s’apparente à ce qui s’effectue dans votre organisation ?
Imaginons autrement que, dans le cadre d’un programme, certains projets soient pilotés sur l’un ou l’autre de ces 2 modes. Ou que l’on se place à un niveau plus stratégique. Et résolument, du point de vue de la planification, avec la nécessité d’assurer le pilotage d’un portefeuille de projets tantôt agiles tantôt classiques. Avec toutes les problématiques de ressources qui en découlent.
Que faire en terme de planification ?
Rien n’existe pour planifier en hybride !
Si l’on regarde du côté des outils alternatifs, on est confronté à 2 mondes qui s’ignorent.
Soit du Gantt soit de la planification à la carte (Kanban, Scrum,…) C’est en soi plutôt une bonne chose !
A bien y réfléchir, la planification à la carte repose en général sur des itérations qui occultent les liaisons. Même s’il existe toujours des interdépendances au sein d’une itération. Alors que la qualité intrinsèque d’un diagramme de Gantt repose sur les liaisons. Pourquoi donc planifier dans un Gantt des itérations à durée fixe ? Une échelle temporelle, quelques post-its devraient suffire… L’itération succède à une autre itération. Au pire, on démarre la 1ère itération plus tard et cela décale tout le reste. Cela correspond bien à une stratégie de pilotage qui neutralise délais et coûts.
Lorsque tel n’est pas le cas, on voit bien qu’on ne peut plus se satisfaire d’une planification à la carte et qu’il manque une dimension temporelle. Certains clients le ressentent, à tort ou à raison, et demandent s’ils peuvent également avoir leur Trello sous forme de Gantt.
Des solutions alternatives à sens unique
Les solutions existent, par exemple Elegantt ou Teamgantt : cela a le mérite d’exister, mais c’est payant et vendu pour « visualiser » du Gantt, ce qui résume en soi une logique tirée par Trello et non l’inverse.
Trouver des alternatives crédibles en payant
Il est donc plutôt rassurant que la solution de planification soit couplée à la stratégie de pilotage du projet, mais cela n’offre aucune alternative crédible pour planifier en mode hybride… Sauf à se tourner vers des solutions payantes.
Une solution pour planifier en hybride
Ainsi, Microsoft Project Plan 3 propose depuis octobre 2017 la possibilité de gérer des itérations.
L’utilisateur peut définir le nombre et la durée des itérations, le contenu du backlog, affecter des ressources aux tâches,.. et gérer tout cela dans le cadre d’une planification à la carte intégrant 4 colonnes personnalisables « non commencées », « accès suivant », « en cours de réalisation » et « terminé. »
Il est évidemment possible d’insérer d’autres colonnes.
Le 1er déploiement de ces fonctionnalités évoquait Scrum (pour le backlog) et Kanban (pour le planning). Ce qui pouvait perturber l’utilisateur a été simplifié en un simple « gérer les sprints. »
Lorsque l’utilisateur gère des sprints, il travaille dans un mode de planification « manuel » qui occulte les durées. Rappelons que Microsoft Project offre 2 modes de planification. Le mode automatique est classique et calcule… automatiquement des durées et des dates pour les tâches. Le mode manuel est atypique puisqu’il neutralise notamment les durées en les transformant en un champ texte dans lequel du texte, des dates ou des durées peuvent être saisis.
Pour faire simple, retenons que le mode manuel ne génère pas de durée pour une tâche et que définir un % d’achèvement sur une tâche n’a pas non d’incidence sur la durée. Cela tombe bien pour les adeptes du planning poker… C’est évidemment moins intéressant si vous souhaitez visualiser un planning, car s’il n’y a pas de durée, il n’y a pas de barre de tâche !
Une planification hybride pour mixer du planning classique et du planning Agile
Si vous avez besoin de connaître la durée totale d’un projet, son coût, l’ordonnancement de celui-ci et des ressources qui y contribuent, il faut partir d’un cadre classique. Dans ce Gantt classique s’insère la tâche récapitulative du projet et l’ensemble des phases et/lots classiques. Une place sera réservée aux itérations sous forme de tâche d’une durée fixe.
Le détail des itérations est ensuite inséré en tant que sous-projet. C’est probablement la chose la plus simple à faire pour que l’équipe Agile conserve son backlog et son planning.
On entre ainsi dans le cadre d’une consolidation de projets classique qui a plusieurs incidences : pour visualiser le planning agile, il faut affecter une durée ou une charge de travail aux tâches du backlog ; pour consolider le planning et piloter le projet tant au niveau du projet qu’à un niveau multiprojets, il faut intégrer les coûts et disposer d’une référence.
Encore une remarque !
Finalement, les itérations sont à durée fixe et neutralisent les coûts des ressources affectées à temps plein sur l’itération (enfin, normalement…) La stratégie de pilotage agile s’effectue aux dépens du périmètre : il ne devrait donc pas y avoir d’ajout d’itérations.
Pourquoi ne pas se contenter de mettre de belles et jolies tâches à durée fixe pour représenter les itérations dans le Gantt et y affecter l’équipe ? C’est tentant. Pourquoi ne pas succomber à cette facilité ? Lorsque vous avez goûté à l’interfaçage de Trello et de Slack, est-ce que vous succombez à la facilité d’adopter une autre solution non interfaçable ?
Pour Microsoft Project, je pense par exemple à Microsoft Planner ou à Microsoft Teams que nous pourrons évoquer dans un prochain article.
Pour revenir vers la présentation de Microsoft Project, suivez ce lien.
