Microsoft Project, un outil d’aide à la gestion de projet
Microsoft Project n’est pas simplement un outil de planification. C’est une solution d’aide à la gestion de projet(s). Il faut donc replacer cette solution dans le contexte de ce qu’elle peut apporter aux chef de projet, mais également dans le contexte de projets… Or, tous les projets ne nécessitent pas l’utilisation d’un tel outil !
Un client qui paie pour ce type de formation attend un retour business dans le temps qui passe par une appropriation immédiate de l’outil Microsoft Project par l’utilisateur.
Les clés de l’appropriation : avoir une méthode
Réussir à s’approprier Microsoft Project nécessite d’acquérir une méthode de planification. Les formations intègrent cette approche méthodologique. Par ailleurs, l’aide-mémoire fourni en complément est structuré selon cette méthode. Tout comme les fichiers modèles avec lesquels les stagiaires travaillent.
Une autre clé : faire simple
Microsoft Project n’est pas un simple outil de bureautique. Il intègre de nombreuses fonctionnalités. Il est possible pour un utilisateur de s’y perdre et de se décourager.
Il faut donc savoir raison garder. Par exemple, pour des utilisateurs débutants, il pourrait être préférable de se contenter des tâches, des liens et des durées. Maîtriser déjà la planification et les mises à jours. Avant de passer à l’étape suivante en intégrant les ressources et les coûts, calculs algorithmiques,…
Nos formations débutent toujours par une démonstration rapide des capacités de Microsoft Project. Elle permet aux stagiaires de savoir ce que la solution peut leur proposer. Et de faire un point sur leur véritable niveau. Et, en conséquence, sur leurs attentes réelles.
Faciliter l’appropriation : un fichier modèle préparamétré
A l’instar des modèles de courrier utilisés avec Microsoft Word, Microsoft Project propose de travailler avec des fichiers modèles. En effet, la solution nécessite des paramétrages. Disposer d’un fichier modèle permet donc de gagner un temps précieux et de ne pas repartir d’une page blanche.
En outre, le fichier modèle propose des affichages personnalisés. Ces derniers suivent l’approche méthodologique présentée en cours de formation.
Par la suite, le stagiaire pourra adapter son fichier modèle, le compléter avec les tâches, liens, durées d’un projet type.
Ne pas refaire ce qui a déjà été fait est l’une des clés de la capitalisation.
Autre clé : une documentation accessible
Tout d’abord, le stagiaire dispose dans le support des fonctionnalités essentielles lui permettant de planifier et de mettre à jour son planning et/ou son budget.
Ensuite, il peut se référer à un aide-mémoire. Les supports disponibles dans le commerce offrent en général toutes les fonctionnalités, mais sans ordre méthodologique. A contrario, l’aide-mémoire que nous proposons est structuré selon l’approche méthodologique. Le stagiaire peut y retrouver facilement ce qu’il cherche.
Enfin, le stagiaire a toujours la possibilité de contacter le formateur. Il a ses coordonnées sur le tableau collaborateur privatif. C’est également là qu’il retrouve les différents supports. Ainsi que les énoncés, exercices et études de cas réalisés durant la formation, Et d’autres ressources pédagogiques. Le stagiaire peut interroger le formateur dans les 3 mois qui suivent la formation. Nous offrons également des services de conseil à la demande.
Les clés de l’appropriation : pratiquer, pratiquer, pratiquer,…
La mise en œuvre de Microsoft Project dans des conditions réelles est le véritable enjeu de la formation. Le stagiaire définit en fin de formation l’action qu’il compte entreprendre par la suite. Le succès de cette démarche tient ensuite au fait que le stagiaire entreprend dans la foulée cette démarche. S’il attend 2 ou 3 semaines, il ne la fera pas.
Effectivement, le succès de d’appropriation de Microsoft Project doit beaucoup à cette mise en œuvre immédiate. Il ne s’agit pas de passer ses journées complètes à planifier. Mais investir un peu de temps dans les 1ères semaines qui suivent la formation permet d’acquérir des automatismes. Ce peut être sur quelques lots d’un projet. Ou encore sur un projet personnel. L’important, c’est d’ouvrir Microsoft Project et de pratiquer.
